Owning the software does not guarantee the returnSer dueño del software no garantiza el retorno · V7
29 slides · 21 min · 2026-08-07language
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HanademiPlatzi
The real decision is which system improves restaurant work at the lowest full cost.
Food-waste prevention returned an average $7 for every $1 invested.
Choose ownership only after measuring fit, maintenance, adoption and operational value.
La decisión real es qué sistema mejora el trabajo al menor costo total.
La prevención de desperdicios devolvió en promedio US$7 por cada US$1 invertido.
Elija la propiedad solo después de medir ajuste, mantenimiento, adopción y valor operativo.
The first risk is not choosing the wrong license. It is failing to deliver the software within cost and schedule. Across 1,471 projects, average cost overrun was 27%, while the riskiest sixth averaged 200% over budget and almost 70% over schedule.
El primer riesgo no es elegir la licencia equivocada. Es no entregar el software dentro del costo y el calendario. Entre 1.471 proyectos, el sobrecosto promedio fue 27%, mientras el sexto más riesgoso promedió 200% sobre presupuesto y casi 70% sobre calendario.
The debate mixes products, architecture and operating responsibilities. ERP describes connected business functions, while SaaS describes how software is supplied. APIs, database transactions and technical debt matter under either ownership model.
El debate mezcla productos, arquitectura y responsabilidades operativas. ERP describe funciones empresariales conectadas, mientras SaaS describe cómo se suministra el software. Las API, las transacciones y la deuda técnica importan con cualquier modelo de propiedad.
Software ownership matters only when it improves the economics of the restaurant it serves.
La propiedad del software solo importa cuando mejora la economía del restaurante al que sirve.
The ordinary overrun cases expand the range to 3.8x to 7.3x. Applying the one-in-six project tail produces an illustrative 9x to 15x exposure.
Los casos ordinarios de sobrecosto amplían el rango a entre 3,8 y 7,3 veces. Aplicar la cola observada en uno de cada seis proyectos produce una exposición ilustrativa de 9 a 15 veces.
Project risk is not limited to budget. An analysis of more than 5,400 projects found 45% average cost overrun and 56% less value than predicted. A custom restaurant system must survive both sides of that equation.
El riesgo no se limita al presupuesto. Un análisis de más de 5.400 proyectos encontró 45% de sobrecosto promedio y 56% menos valor del previsto. Un sistema gastronómico propio debe superar ambos lados de esa ecuación.
Cost overrun alone leaves 4.8:1, while value underdelivery alone leaves 3.1:1. Combining the two cross-project averages reduces the illustrative ratio to 2.1:1, not a forecast for any specific restaurant.
El sobrecosto por sí solo deja 4,8 a 1, mientras que el déficit de valor deja 3,1 a 1. Combinar ambos promedios de proyectos reduce la relación ilustrativa a 2,1 a 1, sin constituir un pronóstico para un restaurante específico.
Custom software can fit a restaurant like a tailored suit. That fit may improve work, but the evidence does not show that ownership causes better ROI or inventory accuracy. ERP research also links integration with better information and control when implementation, data and processes fit.
El software propio puede ajustarse al restaurante como un traje a medida. Ese ajuste puede mejorar el trabajo, pero la evidencia no demuestra que la propiedad cause mayor ROI o precisión. La investigación sobre ERP también relaciona la integración con mejor información y control cuando encajan implementación, datos y procesos.
The clearest restaurant return comes from stopping food waste. Across 114 sites, the average benefit was about $7 for every $1 invested. That creates a demanding hurdle because scarce capital can fund the operational program directly.
El retorno gastronómico más claro proviene de detener el desperdicio. En 114 locales, el beneficio promedio fue de unos US$7 por cada US$1 invertido. Eso crea un umbral exigente porque el capital escaso puede financiar directamente el programa operativo.
Waste software earns its place by improving restaurant operations, not by being custom-built.
El software para mermas se justifica al mejorar la operación, no por ser desarrollado a medida.
A positive custom-software ROI is not enough if capital can earn 7:1 elsewhere. The base maintenance case requires $1.26 million in attributable benefit over five years.
Un ROI positivo del software propio no es suficiente si el capital puede rendir 7 a 1 en otra alternativa. El caso base de mantenimiento requiere $1,26 millones en beneficios atribuibles durante cinco años.
The return was not only large on average. In the same 114-site study, 76% recovered their investment within one year. The result supports rapid operational action, but it still does not isolate custom software as the cause.
El retorno no solo fue grande en promedio. En el mismo estudio de 114 locales, 76% recuperó su inversión dentro de un año. El resultado respalda una acción operativa rápida, pero todavía no identifica al software propio como causa.
Toast expanded from about 48,000 locations in 2021 to 134,000 in 2024. That demonstrates substantial market acceptance and operating scale. It does not reveal whether those restaurants earned more than comparable users of custom systems.
Toast pasó de unos 48.000 locales en 2021 a 134.000 en 2024. Eso demuestra aceptación y escala operativa sustanciales. No revela si esos restaurantes ganaron más que usuarios comparables de sistemas propios.
Commercial reach becomes meaningful only when everyday transactions produce measurable customer value.
El alcance comercial solo cobra sentido cuando las transacciones cotidianas generan valor medible para el cliente.
Revenue rose 2.91x while locations rose 2.79x. Their ratio is just 1.04x, suggesting that footprint expansion, rather than sharply higher revenue per location, drove nearly all reported growth.
Los ingresos aumentaron 2,91 veces y los locales 2,79 veces. Su cociente es apenas 1,04 veces, lo que sugiere que la expansión de la presencia, y no un fuerte aumento de ingresos por local, impulsó casi todo el crecimiento reportado.
This is stronger evidence than a vendor adoption count. A staggered rollout across about 900 kitchens found 29% less food waste after three months, without a corresponding sales decline. It supports digital measurement, but it does not compare custom and commercial ownership.
Esta evidencia es más sólida que un conteo de adopción. Un despliegue escalonado en unas 900 cocinas encontró 29% menos desperdicio tras tres meses, sin una caída correspondiente de ventas. Respalda la medición digital, pero no compara propiedad propia y comercial.
The independently reported rates translate to roughly a quarter-million tonnes a year. Vendor cases imply 276,000 to 460,000 tonnes, but lack representative sampling and independent controls.
Las tasas reportadas de forma independiente equivalen a cerca de un cuarto de millón de toneladas al año. Los casos de proveedores implican entre 276.000 y 460.000 toneladas, pero carecen de muestreo representativo y controles independientes.
Toast revenue rose from $1.705 billion in 2021 to about $4.96 billion in 2024. The supplier has clearly built a large commercial platform. Its revenue still cannot establish whether a customer would earn more from SaaS than from a custom alternative.
Los ingresos de Toast subieron de US$1.705 millones en 2021 a cerca de US$4.960 millones en 2024. El proveedor claramente construyó una gran plataforma comercial. Sus ingresos no establecen si un cliente ganaría más con SaaS que con una alternativa propia.
Digital service can reach the curb, but wider operational reach alone does not establish return.
El servicio digital puede llegar hasta la calle, pero un mayor alcance operativo no demuestra por sí solo el retorno.
Cloud services have become normal business infrastructure. The EU share purchasing them rose from 18.8% in 2014 to 45.2% in 2023. That makes commercial delivery familiar, but it says nothing direct about restaurant ROI.
Los servicios en la nube se convirtieron en infraestructura empresarial habitual. La proporción de empresas de la UE que los compraba subió de 18,8% en 2014 a 45,2% en 2023. Eso vuelve familiar la entrega comercial, pero no dice nada directo sobre el ROI gastronómico.
The supplied Eurostat values moved down in both countries between 2020 and 2021. Portugal fell from 9.82 to 4.05, while Germany moved from 15.55 to 13.7. Without a clearly supplied size category and unit, this is context rather than proof about restaurants.
Los valores suministrados de Eurostat bajaron en ambos países entre 2020 y 2021. Portugal cayó de 9,82 a 4,05, mientras Alemania pasó de 15,55 a 13,7. Sin una categoría de tamaño y una unidad claramente suministradas, esto es contexto y no prueba sobre restaurantes.
The study examined nearly 370,000 inventory records across 37 stores and found 65% were inaccurate. Product categories accounted for 26.4% of variance, compared with 2.7% between stores. A database can preserve a transaction perfectly while preserving the wrong input.
El estudio examinó casi 370.000 registros de inventario en 37 tiendas y encontró que 65% eran inexactos. Las categorías explicaron 26,4% de la variación, frente a 2,7% entre tiendas. Una base puede conservar perfectamente una transacción y conservar una entrada equivocada.
Relational databases are mature and widely used. That makes them a sensible technical foundation, not proof of inventory accuracy. ACID transactions can complete or reverse linked operations together, but they cannot detect an ingredient entered incorrectly.
Las bases relacionales son maduras y ampliamente usadas. Eso las convierte en una base técnica razonable, no en prueba de precisión. Las transacciones ACID pueden completar o revertir operaciones vinculadas, pero no detectan un ingrediente ingresado incorrectamente.
APIs are mainstream engineering infrastructure, not free connectors. Postman's 2023 report drew responses from more than 40,000 developers and API professionals. A small restaurant choosing custom integration enters a mature field with established operating practices.
Las API son infraestructura de ingeniería habitual, no conectores gratuitos. El informe de Postman de 2023 reunió respuestas de más de 40.000 desarrolladores y profesionales. Un restaurante pequeño que elige integración propia entra en un campo maduro con prácticas operativas establecidas.
The operating problem is large before any software choice begins. WRAP estimated about 920,000 tonnes of annual food waste in UK hospitality and food service, with roughly 75% avoidable. The opportunity is preventing waste, not owning a particular codebase.
El problema operativo es grande antes de elegir software. WRAP estimó unas 920.000 toneladas anuales de desperdicios en la hostelería y servicios de alimentación británicos, con cerca de 75% evitables. La oportunidad es prevenir desperdicios, no poseer un código específico.
Commercial ERP does not remove implementation risk. Since 2007, Monterey County incurred approximately $37 million developing a new and upgraded financial-management system. The case is not comparable to a small restaurant, but it exposes how implementation can dominate the license.
El ERP comercial no elimina el riesgo de implementación. Desde 2007, el condado de Monterey gastó aproximadamente US$37 millones en desarrollar un sistema nuevo y actualizado de gestión financiera. El caso no es comparable con un restaurante pequeño, pero muestra cómo la implementación puede dominar la licencia.
The custom build price is only the beginning. In this illustrative model, changing annual maintenance from $12,000 to $48,000 moves five-year cost from $120,000 to $300,000. The model is not a market benchmark, but it shows which assumption deserves the most scrutiny.
El precio de desarrollo es solo el comienzo. En este modelo ilustrativo, cambiar el mantenimiento anual de US$12.000 a US$48.000 mueve el costo quinquenal de US$120.000 a US$300.000. El modelo no es un punto de referencia de mercado, pero muestra qué supuesto exige mayor revisión.
The base $180,000 model equals 1.36 developer pay-years, 2.85 food-service manager pay-years or 2.96 support pay-years. The high-maintenance case approaches five years of manager or support pay.
El modelo base de $180.000 equivale a 1,36 años de salario de desarrollador, 2,85 de gerente de servicios de alimentos o 2,96 de soporte. El caso de alto mantenimiento se acerca a cinco años de salario de gerencia o soporte.
The six-location answer is only the base case. Halving annual maintenance lowers the threshold to 3.7 locations, while doubling it raises the threshold to 9.7.
La respuesta de seis locales es solo el caso base. Reducir a la mitad el mantenimiento anual baja el umbral a 3,7 locales, mientras que duplicarlo lo eleva a 9,7.
Custom ownership begins with project risk, not automatic savings. Ownership, delivery and architecture are separate decisions.
Key findings
No identified controlled study isolates extreme inventory customization against configured standard modules in otherwise comparable restaurants.
Published SME and hospitality reviews provide little causal evidence directly comparing custom software with packaged ERP or SaaS in otherwise similar restaurants.
Among 1,471 IT projects, average cost overrun was 27%; one project in six averaged 200% over budget and almost 70% over schedule. papers.ssrn.com
Across 114 restaurant sites in 12 countries, the average benefit-cost ratio from food-waste reduction was approximately $7 for every $1 invested. champions123.org
An analysis of over 5,400 IT projects found average results of 45% over budget, 7% over schedule and 56% less value than predicted. mckinsey.com
WRAP estimated UK hospitality and food service produced about 920,000 tonnes of food waste annually, roughly 75% of it avoidable. wrap.ngo
CISQ estimated poor US software quality cost at least $2.41 trillion in 2022 and accumulated technical debt near $1.52 trillion. it-cisq.org
No validated study establishes a universal restaurant breakpoint based on revenue or number of locations for abandoning custom software.
A staggered rollout across approximately 900 kitchens found digital waste logging reduced food waste 29% after three months, without corresponding sales reductions. yunu.me
Of nearly 370,000 inventory records across 37 stores, 65% were inaccurate; 26.4% of variance occurred between product categories and 2.7% between stores. dl.acm.org
Toast reported approximately 48,000 locations in 2021, 79,000 in 2022, 106,000 in 2023 and 134,000 in 2024. sec.gov
In the same 114-site study, 76% of restaurant sites recovered their food-waste reduction investment within one year. champions123.org
The argument
Positive business cases can disappear when delivery produces less value than planned.
Fit matters, but ownership has not proved better restaurant ROI or inventory accuracy.
Custom development must beat the restaurant's best alternative use of capital.
76% recovered their waste-reduction investment within one year.
Commercial restaurant software has proved scale, not superior customer ROI.
Digital logging reduced food waste 29% after three months.
This research is published in English and Spanish. Ver en español
La investigación detrás de esta presentación
La propiedad comienza con riesgo de proyecto, no con ahorro automático. La propiedad, la entrega y la arquitectura son decisiones distintas.
Hallazgos clave
No se identificó un estudio controlado que aísle personalización extrema frente a módulos estándar configurados en restaurantes comparables.
Las revisiones sobre PyMEs y hostelería ofrecen poca evidencia causal que compare software propio con ERP o SaaS en restaurantes similares.
Entre 1.471 proyectos tecnológicos, el sobrecosto promedio fue 27%; uno de cada seis promedió 200% sobre presupuesto y casi 70% sobre calendario. papers.ssrn.com
En 114 restaurantes de 12 países, la relación beneficio-costo promedio de reducir desperdicios fue aproximadamente US$7 por cada US$1 invertido. champions123.org
Un análisis de más de 5.400 proyectos tecnológicos encontró 45% de sobrecosto, 7% de retraso y 56% menos valor del previsto. mckinsey.com
WRAP estimó que la hostelería británica producía unas 920.000 toneladas anuales de desperdicios, aproximadamente 75% evitables. wrap.ngo
CISQ estimó que la mala calidad del software costó al menos US$2,41 billones en 2022 y la deuda técnica acumulada rondó US$1,52 billones. it-cisq.org
Ningún estudio validado establece un punto de quiebre universal por facturación o número de locales para abandonar software propio.
Un despliegue escalonado en aproximadamente 900 cocinas encontró que el registro digital redujo 29% el desperdicio en tres meses, sin una caída correspondiente en ventas. yunu.me
De casi 370.000 registros de inventario en 37 tiendas, 65% eran inexactos; 26,4% de la variación correspondía a categorías de productos y 2,7% a tiendas. dl.acm.org
Toast reportó aproximadamente 48.000 locales en 2021, 79.000 en 2022, 106.000 en 2023 y 134.000 en 2024. sec.gov
En el mismo estudio de 114 locales, 76% recuperó su inversión para reducir desperdicios dentro de un año. champions123.org
El argumento
Los casos de negocio positivos pueden desaparecer cuando la entrega produce menos valor.
El ajuste importa, pero la propiedad no ha demostrado mayor ROI ni precisión de inventario.
El desarrollo propio debe superar el mejor uso alternativo del capital.
76% recuperó su inversión para reducir desperdicios dentro de un año.
El software gastronómico comercial ha probado escala, no un ROI superior.
El registro digital redujo 29% el desperdicio tras tres meses.
Esta investigación se publica en inglés y español. Read in English
